Klachtenregeling

Ondanks dat we er alles aan doen om maximale kwaliteit te leveren, ben je mogelijk ontevreden over een onderdeel van onze dienstverlening. Wij waarderen het dat je je klacht kenbaar wilt maken zodat we ervan leren en een volgende keer eenzelfde klacht voorkomen. Hieronder lees je onze klachtenprocedure en hoe je een klacht indient.

Deze klachtenprocedure geldt voor Margolin B.V. onderdeel van het netwerk van Colbe.

Fase 1: in gesprek gaan

De eerste stap is altijd het in gesprek gaan met de medewerker van Margolin B.V. over wie de klacht gaat. Wacht hiermee niet te lang, zodat eventuele emoties niet oplopen. Een gesprek geeft mogelijk al duidelijkheid en een oplossing waardoor verdere stappen niet meer nodig zijn.

Als je na het gesprek tevreden bent over de afhandeling van de klacht, is hiermee de klacht afgehandeld. Is dit niet het geval, dan dien je een formele klacht in (zie hierna: Fase 2).

Fase 2: een formele klacht indienen

Als je een formele klacht wenst in te dienen, verzoeken wij je dit schriftelijk (per mail of per post) kenbaar te maken. Een mail kun je sturen naar [email protected]. Een brief kun je sturen naar:

Margolin B.V.
T.a.v. Klachtencommissie
Doctor Berlagelaan 22
5622 HD Eindhoven

Neem in je klacht minimaal op je eigen:

• naam;
• adres;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• eventuele eigen referentie zoals klant- of cliëntcode;
• werkgever/bedrijf;
• omschrijving van de klacht en wat het doel is dat je nastreeft met het indienen van de klacht.

Neem in je klacht ook de naam van de medewerker van Margolin B.V. op die betrokken is bij de klacht. Deze gegevens zijn nodig zodat we je een goede terugkoppeling kunnen geven.

Je kunt het externe klachtenreglement opvragen (met een uitgebreide toelichting op deze externe klachtenprocedure). Let op: we nemen alleen klachten in behandeling die minder dan één jaar oud zijn.

Behandeling van de klacht

De afhandeling van je formele klacht verloopt als volgt:

• Na ontvangst van de klacht ontvang je binnen vijf werkdagen een ontvangstbevestiging;
• Je klacht wordt onderzocht door de verantwoordelijke klachtenbehandelaar; dit is niet degene tegen wie de klacht is gericht;
• Op basis van de verzamelde informatie ontvang je van ons binnen zes weken een schriftelijk antwoord op je klacht. Is dit niet haalbaar, dan melden we dat en geven we aan wat wel haalbaar is. Is je klacht (deels) gegrond, dan geven wij in ons antwoord tevens aan welke verbeteracties wij treffen naar aanleiding van de klacht;
• Indien wij de klacht ongegrond achten en je het daar niet mee eens bent, verwijzen we je zo goed mogelijk door naar de juiste instantie(s) om je klacht voor te leggen.

De klachtenprocedure is niet van toepassing wanneer je klacht betrekking heeft op de verwerking van persoonsgegevens. De klacht zal dan behandeld worden conform ons privacy beleid. Hierover is meer te lezen in ons Privacystatement.

Heb je vragen of opmerkingen over een factuur dan kun je contact opnemen via de contactgegevens die op de factuur staan.

Tot slot

Indien je nog vragen over de klachtenprocedure hebt, neem dan contact met ons bedrijfsbureau via [email protected]. Onze medewerkers zijn je graag van dienst.